一、研發背景

      中共十八召開以后，中央提出了全面深化改革的戰略部署，部署中明確指出黨政機關單位應全面推行基礎信息化辦公制度改革，完善基礎信息化建設。公安部提出了進一步的細化改革政策，在全國范圍內開展基礎信息化、警務實戰化、執法規范化、隊伍正規化等四項改革建設措施。

公安機關檔案工作是收錄、保存、管理公安機關工作信息以及關鍵信息的重要工作，是公安行政機關重要的基礎工作之一，科學完善的檔案管理工作是提高公安機關工作效率以及質量的重要基礎。

經過調研，發現公安機關檔案工作存在以下問題:

1.缺乏系統性管理。目前公安機關自存檔案僅對文件警進行分類、登記、錄入、造冊等工作，由于人員緊張、檔案存放困難，無法對檔案進行保存時限、重要程度等更細致的劃分。

2.存在重復儲存的情況。在工作中，在借閱傳閱文件時，留有復印件自用。存在同一份文件多次入檔的情況，導致檔案重復存儲，占用大量時間。

3.缺乏有效的檢索功能。目前所用Excel管理手段，僅能通過文號、標題進行檢索，效率不高。對于時間較長，不清楚文號或標題的檔案，難以檢索。

4.缺少電子檔案。檔案大多為紙質文件，沒有掛接電子文檔，容易在借閱時產生污損，影響檔案的完整性。

為解決上述問題，我公司全面應用智能存儲技術、信息化技術和數據庫技術，推出了創興綜合檔案管理系統（簡稱“檔案管理系統”），對現有檔案進行電子化升級，使檔案管理更加系統化、科學化。以專用檔案管理標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，通過系統智能控制檔案柜實現檔案的存放與領取，實現了檔案管理全過程的信息化處理。

此外，根據保密相關規定，建立專門檔案室及電子檔案閱覽室，提升檔案管理水平和檔案利用率。

創興“綜合檔案管理系統”是一套軟硬件結合的解決方案，系統通過統一標準規范整個檔案生命周期的流程管理，構建了一整套完整的檔案信息資源共享服務平臺。系統支持檔案管理全過程的信息化處理，包括檔案電子信息采集、入庫接收、歸檔、存儲、移交、管理、借閱利用和編研發布等功能，建立了以信息安全為中心的一站式檔案利用共享平臺，為公安機關的信息管理決策提供了有力的依據。

 二、系統構成

        1.平臺架構

                     

     系統為B/S架構，服務器與數據庫部署在本地，接入內網，本地單位及下屬單位可共同訪問該數據庫。采用J2EE體系架構、基于SOA的架構設計以及組件化設計理念，通過組件進行搭建，在此平臺基礎上開發業務應用系統，適應軟件架構對繼承性、兼容性、擴展性的要求，保證架構擴展銜接合理。

        2.系統組成

             

系統管理員設置好單位部門及用戶權限，共用網頁版平臺進行入庫、出庫、調撥、移交、遠程審批等操作，實現檔案信息及出入信息的上傳與共享，形成統一的管理信息平臺，主體解決方案分為軟件平臺、保存保管設備、電子采集設備三部分。

 三、系統總體建設思路和目標

針對公安機關檔案管理要求，綜合檔案管理系統的總體建設思路和目標是“四大、兩全”：

      1.大檔案

保證多種業務來源的檔案都能正確的采集到數字檔案系統。并依托數據格式轉換技術，將各類型電子文件轉換為通用的數據格式進行瀏覽和利用。

      2.大集成

通過數據集成，形成全單位的檔案資源數據倉庫。對所有檔案相關應用的集成和全面覆蓋，實現流程結轉歸檔自動化、跨級數據傳遞。

      3.大平臺

構建統一架構的數字檔案管理系統，各單位可接入云端在線訪問。在系統架構、檔案存儲、檔案安全、檔案應用等層面在云端統一設計、統一規劃、集中控制。

      4.大安全

依據《信息系統安全等級保護基本要求》、BMB17以及BMM20，實現應用及內容的安全防護，確保電子檔案的來源可信、管理可信、技術可信、長期可用。

      5.全管控

通過業務管控和電子文件管控，確保檔案資源歸檔的完整性以及準確性。

      6.全服務

依靠先進信息化技術，提供深層次、多渠道的服務手段。面向領導決策層、檔案管理層和普通員工層的服務，實現全員服務。

四、綜合檔案管理系統功能和工作流程

      1.功能模塊

      1.1檔案管理系統

      在檔案管理模塊可以對檔案進行添加、修改、刪除、查詢以及調閱、歸還、檔案處理等操作，實現了對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等業務功能。添加檔案時，可以給每個檔案制作一個條碼標簽，將檔案內容打印在標簽上并貼在相應檔案的表面。

      1.2檔案采集系統

檔案采集系統主要完成對紙質檔案材料的數字化采集處理功能。系統提供了目錄整理、檔案采集、檔案審核、系統維護四大功能，并利用現化代網絡技術，實現多人同時對多本檔案，不同材料同時采集功能，是一套高效、快捷的檔案數字化采集軟件。

      1.3遠程查閱系統

數字化檔案查閱系統是以組織系統專網為網絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。并采用多種安全加密處理方式，確保系統運行安全可靠。

       1.4操作記錄查詢

      通過系統可輕松查閱檔案所有的出入信息，包括出入時間，借閱人等，實現了檔案流轉的可追溯化管理。

       1.5檔案統計分析

系統可以對檔案及其存儲設備進行統計。根據檔案的種類、狀態和檔案的操作進行檔案的統計；對存儲設備的使用情況和使用率進行統計，統計時生成統計圖并能導出統計列表。

       1.6審批管理

      對于重要、秘密檔案，系統可設置審批權限，審批負責人可通過檔案網頁版對相關檔案的出入庫進行無紙化遠程審批，提高效率。

       1.7檔案管理網絡大平臺

       系統能夠實現省市縣三級聯網，上級部門可通過系統直接查看相關檔案的保管情況，實現了信息化，規劃化，透明化的管理。

      1.8基礎信息維護

在系統管理模塊可以添加部門及用戶并設置用戶的權限；在系統參數管理設置審批、配置關聯的硬件參數。

      2.具體工作流程

      2.1檔案待入庫和入庫管理

       A 登記檔案信息

管理人員在系統登記檔案信息，檔案信息包括檔案名稱、種類、來源、起始頁、結束頁、備注等。

      B檔案拍照

管理人員將檔案多角度拍照（利用高拍儀即拍即導，或者導入照片或者利用掃描儀對其掃描成電子文件），同時上傳至管理系統。

      C分配存放位置

管理人員按照檔案大小、類型在系統內對應的保管室內，根據實際存儲狀況，在此系統示意圖界面內選擇合適的保管柜。（黃色表示已使用，綠色表示未使用，紅色表示已滿）  

      D檔案待入庫

     點擊“登記待入庫”，檔案進入待入庫管理模塊。

      E條碼標簽編碼

    系統為每個檔案生成唯一的檔案識別碼和EPC碼（唯一身份證明），通過打印機生成條碼標簽，貼于檔案保管袋上。

      F打印登記表并入庫

將檔案放入存儲設備后，在待入庫管理模塊選中該檔案確認入庫，系統自動生成檔案登記表并打印。

      2.2檔案調閱或處理

      A檔案調閱

    檔案調閱，管理員辦理調閱手續，領導遠程審批同意后，管理員將檔案拿給借閱人，此時檔案狀態顯示為出庫狀態。

      B 檔案延期或歸還

指定的調閱期限到達后，系統在首頁會跳出提示管理人員，此時可對檔案進行延期操作，若借閱人按時歸還檔案，管理員可進行歸還操作。

      C 檔案處理

    可以對檔案進行移交、銷毀等處理。

      2.3系統其他管理

      A查詢與統計

系統具有完善的統計分析模塊，自動生成檔案統計、操作統計等報表。

      B三級聯網平臺管理

客戶端登記的檔案信息，會在網頁版的聯網平臺上實時顯示，經過授權的用戶可以實時看到檔案信息（上級部門對下級部門擁有管理和查看權限），遠程查看遠程管理。

      C檔案監控

未按期歸還提醒，以及超期提醒；隨時追溯歷史活動軌跡。

 五、設計原則和依據

      1.設計原則

      為規范檔案管理工作，根據《中華人民共和國刑事訴訟法》、《中華人民共和國民事訴訟法》、《中華人民共和國行政訴訟法》和《公安機關辦理刑事案件程序規定》的有關規定，遵循科學、客觀、及時、準確、安全的原則，本系統遵循以下設計原則。

      1.1可靠性

      系統具備長期穩定工作能力，所選用硬件設備符合國際質量及可靠性標準。軟件對于規范要求以外的輸入能夠判斷出這個輸入不符合規范要求，并能有合理的處理方式。

      1.2實用性

      綜合檔案管理系統滿足功能要求，設計具有實現性，操作方便，維護容易。該系統改變了傳統檔案的管理模式，簡潔方便，管理有序。通過系統的應用，有效提高了相關部門對檔案歸檔管理的效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動強度，為客戶提供了更為便捷、更為有效的的管理模式。 

      1.3經濟性

      在保證先進性、可靠性和易用性的前提下，系統還要有較好的經濟性，使整個系統有較高的性能價格比，實用而不夸張，高檔而不奢侈。

      1.4易操作性及易維護性

      系統便于掌握，簡便直觀。保證系統易于擴展、升級。保證系統具有自檢和錯誤報警提示功能；系統各單元故障排除快速簡捷；保證主機和備件的通用性、互換性。

      1.5易擴展性

      軟件、硬件設計完都留有升級接口和升級空間。擴展方便簡單，提高了工作效率，節約開支。

      1.6高效性

      按照司法機關檔案的保全要求，及時、準確、快速地完成數據采集工作，并對其進行自動拍照；檔案移交到其它部門，實現檔案信息自動流轉，提升檔案管理水平，時時跟蹤檔案的位置。檔案保管員可大大節省工作時間，極大的提高了工作效率，對調閱、歸還、移交等狀態的檔案進行規范、實時、準確的管理，大大節省了以往臺帳式管理的時間。

綜上所述：我們設計的目標是，系統設備及應用軟件能夠平滑地進行升級及擴充，體現當代高科技成果的結晶。系統具有強大的控制與管理功能；同時整個系統易于安裝和維護、更換。

      2.設計標準

      IEC——國際電工委員會標準

      ISO——國際標準化組織

      GB/DL——中華人民共和國國家標準

      《工業企業通訊設計規范》（GBJ42-81）

      YDB 059-2011 基于標簽識別的應用和業務需求

      GB/T 25000.1-2010軟件工程 軟件產品質量要求和評價

      GB/T 2423-1986 電工電子產品基本環境試驗規程(IEC68)

      IEEE802.3以太網規范

      《信息技術設備（包括電氣事務設備）安全規范》（GB4943-2001）

      《計算機場地技術條件》（GB2887—89）

 六、檔案保管室規劃

      1.檔案室安全保密制度

      1)存放檔案必須有專用庫房，庫房必須安全、牢固，門窗要加固。

      2)建立專門檔案室及電子檔案閱覽室，提升檔案管理水平和檔案利用率。

      3)檔案工作人員和檔案利用人員，都必須認真執行《保密法》及有關保密管理規定，增強保密觀念，對涉密檔案管理按國家涉密管理規定執行。

      4)檔案庫房內嚴禁吸煙，嚴禁將易燃、易爆物品帶入室內；保持庫房清潔，要有“十防”措施；經常檢查可能發生的事故隱患，并及時排除。

      5)對接收入庫的檔案，應認真清點、核對，履行交接手續，并及時入庫。

      6)明確不同密級檔案的使用范圍和借閱辦法并嚴格遵守。

      7)定期檢查檔案的保管情況，做到帳、物相符；對破損或變質檔案要及時采取措施進行修補和復制。

      8)檔案管理人員不準利用工作之便摘錄檔案資料，不準在私人通訊、談話中涉及涉密檔案的內容，不準任意將案卷帶出檔案庫房。

      9)檔案工作人員在調離工作前，必須將檔案、資料逐件點交清楚，離職后對所了解的機密情況不得泄漏。

      10)各類檔案一般不予借出。對確需借出的，要嚴格履行借閱審批登記手續。

      11)如發現有檔案丟失或泄密情況，必須及時上報，立即追查，嚴肅處理責任者。未經允許任何人不得私自銷毀檔案。

      12)為確保檔案的安全，要做到人離檔案館，隨時關門窗。

      13)節假日及寒暑假前應重點檢查庫房門窗安全，清點檔案并登記，催還借出檔案，將所有檔案全部歸入庫房。

      2.規劃闡述

      對檔案室的總體規劃遵循分區分類保管的總原則，把檔案室分為檔案受理區、檔案查閱區、檔案保管區。

 

      2.1受理區

                        

      受理區是檔案室管理人員辦公區域，配置為辦公桌椅、臺式電腦、綜合檔案管理系統（包括條碼標簽打印機、翻拍儀、掃描槍等）；作為檔案管理主要區間，受理區設置檔案管理工作臺，布置檔案管理工作站，檔案翻拍儀及信息管理系統對檔案進行日常登記、出入管理。還可根據工作需要選擇配置打印機、掃描儀等附屬設備。

      管理員在這里進行檔案基礎信息登記工作。包含條碼標簽分配、打印、拍照，以及存放位置分配等操作。同時，檔案日常調閱、歸還、檔案處理等流轉手續辦理工作及其它檔案保全保管規范要求的日常工作，均在管理區進行。

      另配置檔案消毒柜和檔案暫存柜用于檔案的消毒與暫存。

      2.2查閱區

      根據保密相關規定，建立專門電子檔案查閱區，供查閱人員現場查閱電子檔案，根據本單位檔案室現有規模與實際要求，查閱區配置如下：

      B查閱區：配置查閱桌椅、查閱電腦各2套，供查閱人員現場查閱電子檔案。

                     

      2.3保管區

                     

      在檔案保管上根據檔案屬性進行各類檔案的保管存放。檔案保管區主要分為紙質檔案保管區、電子檔案保管區。根據本單位檔案室現有規模與實際要求，檔案室保管區分為：

                     

      C保管區：部署5組6列智能檔案柜（單組尺寸：1000*580*2500mm），共計45立方米。

      D環境組件：配置除濕機1臺、溫濕度儀2個、電磁驅蟲器2個、滅火器2個、火災報警器2個，紫外消毒車2臺、空調2臺、新風機1臺。